Fra den 'externe inderkreds'

Nedenstående dokument er fundet som PDF-format på Internet. Forfatteren, Jacob Andresen, var for længe siden kortvarigt medlem af ejerforeningens bestyrelse og hører nu til den besynderlige kreds af mennesker, der uden at være medlemmer i ejerforeningen deltager aktivt i og spiller en afgørende rolle for bestyrelsens arbejde og dispositioner.
       Jacob Andresen var desuden en af de ivrige initiativtagere bag den tvungne installation af bredbånd i ejendommen, hvilket viste sig at blive en konstant kilde til store udgifter -- ikke blot fordi installationen var kostbar, men også fordi den langtfra var brugsklar ved leveringen og først blev det efter yderligere investeringer fra hver enkelt beboer.
       Det skader ikke at gentage, at bestyrelsen fyldte medlemmerne med løgn for at få deres godkendelse af projektet.

Opstilling af en hjemmeside for ejerforeningen vha CMSimple

Jacob Andresen





Indholdsfortegnelse

 Introduktion . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
       Hvad er en ejerforening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
               Personerne tilknyttet en typisk ejerforening . . . . . . . . . . . . . 2
               Begivenheder i løbet af året . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
               Arbejdsopgaver i ejerforeningen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
       Tilgængelig information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
       Brug af mailingliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
       Brug af dokumenthåndtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4


Introduktion

 Dette dokument opsamler løbende de overvejelser vi har gjort os i ifbm hjemmesiderne for flg foreninger i løbet af 2008:
       ? Ejerforeningen Halsskovgade 2/4 (http://www.halsskovgade.dk)
       ? Ejerforeningen Essex Park Tårnby (http://efessexparktaarnby.dk)
Fokus for løsningen er at det skal være nemt og simpelt at benytte hjemmesiden .



Analyse

 Før at vi kan opstille en hjemmeside for en ejerforening så skal vi blive enige om hvad en ejerforening er og hvilke af ejerforeningens opgaver vi vil bruge hjemmesiden til..

Hvad er en ejerforening?

 En ejerforening er en samling af personer , der ejer en bolig (i dette tilfælde ejerlejligheder).
Hovedformålet for ejerforeningen er at forestå en fælles indsats for driftsopgaverne i bygningen og området i fællesskab. En ejerforeningen har som regel et sæt vedtæger og en husorden.

Personerne tilknyttet en typisk ejerforening

De personer , der typisk indgår i driften af en ejerforening er:
       ? Medlemmer (alle dem der ejer en lejlighed)
       ? Bestyrelse (dem der er valgt på generalforsamlingen)
       ? Administrator (eksternt firma der varetager den daglige drift)
       ? Revisor (eksternt firma der håndterer regnskabet)
       ? Vicevært (eksternt firma der varetager dagligt vedligehold af bygningen)
       ? Rådgivere (eksterne personer der rådgiver bestyrelsen ifbm projekter/entrepriser)
       ? Entreprenører (eksterne firmaer der varetager projekter og entrepriser)

Begivenheder i løbet af året

       ? Bestyrelsesmøder ( bestyrelsens arbejde )
       ? Generalforsamling (her tages større beslutninger )
       ? Aktiviteter (Sommerfest, arbejdsweekend, etablering af cykelskure .. etc) her kan vi skrive nogle korte noter om de forskellige begivenheder på hjemmesiden.



Arbejdsopgaver i ejerforeningen

 Her beskrives de faste opgaver som ejerforeningen har ansvar for.




Håndtering af status og praktiske informationer
        ? Udgive mødereferater på hjemmeside
       ? Afholde generalforsamling
       ? Overskue status på projekter
       ? Kommunikere med entreprenører
       ? Kommunikere med firmaer ansat af ejerfoerningen
       ? Understøtte indkaldelse til møder (oprettelse af nye projekter, håndtering af gamle projekter)
       ? referater fra møder (udfyldelse af detaljer i indkaldelsesnoten)
       ? Vise kontaktinformation for foreningens rådgivere og tilknyttede håndværkere ”Skabe kontakt mellem beboere”
        ? Afholde arrangementer (eksempelvis sommer og julefest)
       ? Skabe alternativ til opslag i opgangen på opslagstavlen
       ? Dele kontaktinformation imellem beboere (Eksempelvis ”hvem bor i 1a th” ?) ”Eksterne opgaver”
        ? Årsregnskab/budget (revisor)
       ? Projektstatus (eksterne rådgivere)
       ? Håndtere renovation (vicevært)
       ? Foretage rengøring (vicevært)



Design

 Det er her meningen at bestyrelsen benytter hjemmesiden til at dele information med ejerforeningens medlemmer om status på de forskellige opgaver . Dette gøre typisk i form af beboerorienteringer der også opsættes i opgangen.

Hen over tid skal det være let at overskue hvad der er på hjemmesiden ­ så det er bedst at holde konkrete detaljer i de forskellige beboerorienteringer der udkommer hver måned. Detaljerne i de øvrige sider holdes på et minimum , så det er let at overskue.

Der opstilles samtidigt en mailingliste, hvor medlemmerne af ejerforeningen får mulighed at føre en detaljeret debat


Tilgængelig information

 Der skal være flg. Information til rådighed på hjemmesiden
       ? Beboerorientering (referater fra bestyrelsesmøder)
       ? Om Ejendommen (detaljer om ejendommen)
       ? Om Foreningen (husorden og vedtægter)
       ? Om Bestyrelsen (opgavefordeling)
       ? Aktiviteter ( hvad laver vi )
       ? Serviceguiden (med kontakt information til bestyrelsen, håndværkere og rådgivere)

Brug af mailingliste

 Der opstilles en mailingliste til intern diskussion i ejerforeningen. Denne mailingliste benyttes samtidigt til at oplyse hjemmesidens bruger om nyt indhold på siden.

Meningen er at der her kan diskuteres flere forskellige ting på en gang her. Det må gerne være detaljeret på mailinglisten – så længe at det er simpelt på hjemmesiden.

Udfordringen bliver selvfølgeligt at opsummere debatten på mailinglisten i beboerorienteringer.


Brug af dokumenthåndtering

        ? Dokumenthåndtering
? Dokumenter skal præsenteres på en sådan form at de kan håndteres af søgemaskiner.

? Beskyttelse af data (Dokumenter skal kunne beskyttes på en sådan vis at en bruger skal være i en bestemt rolle for at se det pågældende dokument)

? Ordentlige overskrifter (indhold skal kunne overskues på linjeform)

? Data skal kunne vises i perioder (sørg for at fjerne ”gamle” dokumenter)

       ? Grafisk tilpasning
? Der skal kunne foretages en grafisk tilpasning af det endelige udseende i form af templates

Efter gennemlæsning af dokumentet må det stå klart, at ejerforeningens bestyrelse ikke har ret megen del -- om overhovedet nogen -- i formulering af de opremsede aktiviteter og principper, der for de flestes vedkommende ligger milevidt over bestyrelsens moralbegreber og opfattelse af, hvordan tingene skal gøres; hvis således ejerforeningens meget omtalte ny hjemmeside kommer til at leve op til ovenstående principper, vil det være et kæmpe spring fremad mod en acceptabel lødighed.
       Måske bestyrelsens forhaling af den meget opreklamerede 'opdatering' netop skyldes uvilje mod en sådan forbedring.
-oOo-