|
|
Et sjældent mødereferat fra ejerforeningens bestyrelse.
Den 10. oktober 2013 forvildede jeg mig uden at have større forventninger ind på ejerforeningens hjemmeside. Anledningen var den tilstundende generalforsamling, som jo eventuelt i en eller anden grad kunne have aktiveret bestyrelsen.|
INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 - 4 Dato og tidspunkt: Tirsdag den 27. august 2013, kl. 18:30. Deltagere: Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem) Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem) Peter Vstergaard (bestyrelsesmedlem) Susanne Ullman (bestyrelsesmedlem) Stig Stender Sapru (suppleant). DAGSORDEN Startinfo: Alle beløbsangivelser er incl. moms. Punkt 1 Beslutningsforslag om, at Foreningen etablerer en kassekredit på 1 mio. kr. til mellemfinansiering af 5.-salsprojektet, Proline Danmark ApS’s honorar m.m. samt opstarten på gelænder- og betonprojektet. Info: På nuværende tidspunkt, efter modtagelsen af advokat Svend Carstensens nota, vil 5.-salsprojektet mindst beløbe sig til kr. 1.712.331,25, hvoraf vi p.t. har modtaget fakturaer på ca. kr. 138.000. Det accepterede tilbud fra P. Winther Jespersen A/S er til orientering vedhæftet som fil. Fra Proline Danmark ApS har vi accepteret et tilbud på kr. 268.750,00, hvilket vi endnu ikke er blevet faktureret for. Herudover har vi fra Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR) foreløbigt modtaget en faktura på kr. 6.960,94 i sagen, der herefter p.t vil beløbe sig til mindst kr. 275.710,94. I gelænder- og betonprojektet har vi indtil videre betalt Teknologisk Institut kr. 75.132,50 for de foretagne undersøgelser samt ABR kr. 38.984,38 for deres foreløbige assistance i sagen, dvs. sige ialt kr. 114.116,88. Herudover har vi modtaget tilbud fra Egby Smedie og Maskinværksted ApS (ESM) på kr. 86.600,00 til forstærkning af gelænderne, således at advarselstapen kan fjernes i resten af den periode, der vil forløbe, inden de nødvendige forbedringer og reparationer er foretaget, hvilket vil sige 2 – 3 år ud i fremtiden. Der foreligger indtil videre intet sikkert skøn over, hvad sagen i alt må forventes at beløbe sig til, når den er endligt afsluttet. Vi råder før påbegyndte betalinger over mindst 1,8 mio. kr., hvilket i bedste fald betyder, at det ikke bliver nødvendigt at optage lån, før vi for alvor opstarter gelænder- og betonprojektet. Forslaget om at etablere en kassekredit af den nævnte størrelse skal derfor ses som en sikkerhedsforanstaltning for alle tilfældes skyld. Administrator anbefaler forslaget med den tilføjelse, at der jo alene skal trækkes på kreditten som en sidste udvej. Referat: Forslaget blev vedtaget. Formanden vil anmode Foreningens administrator om at etablere en kassekredtit med et max. på 1 mio. kr. Punkt 2 Beslutningsforslag om at etablete en 3-årig afdragsperiode forrentet til samme sats, som Foreningen modtager for sit bankindestående, på de beløb, som 5.-salsbeboerne selv skal betale for af- og genmontering af skure samt udskiftning af ovenlys ifølge PWS’s tilbud. Ifølge tilbuddet er der incl. teknikerhonorar tale om et samlet beløb på kr. 135.206,88 før renter. Beløbene sammensætter sig således: 3 x kr. 9.931,25 og 1 x kr. 105.413,13. Info: Forslaget skal ses som en venlighed over for 5.-salsbeboerne. Rentesatsen er administrators forslag. I praksis vil nogle af beboerne selv hjælpe til med arbejderne, og andre vil umiddelbart indfri deres beløbsandel. Den samlede sum til ordningen må således forventes at blive væsentlig mindre end oplyst ovenfor. Referat: Under debatten om forslaget fremgik det, at afdragsordningen max. vil omfatte 2 x kr. 9.931,25, sådan som beløbene p.t. har kunnet opgøres. Den store sum samt én af de små vil umiddelbart blive indfriet af de pågældende ejere. Afdragsordningen blev efter disse oplysninger vedtaget, sådan at den træder i kraft, når den hidtidige afdragsordning angående renoveringen af ejendommens betonsøjler et udløbet, hvilket sker i februar/marts 2014. Formanden vil anmode Foreningens administrator om at stå for de nødvendige afdragsog forrentningsberegninger. Punkt 3 Beslutningsforslag om at acceptere ESM’s tilbud på kr. 86.600 til forstækning af gelænderne på altangange og 5.-salterrassen mod Holbækgården. Formålet er, at advarselstapen så vil kunne fjernes i resten af den periode, der vil forløbe, inden de nødvendige forbedringer og reparationer er foretaget, hvilket vil sige 2 - 3 år ud i fremtiden. Tilbuddet er til orientering vedhæftet som fil. Info: Siden det blev nødvendigt at opsætte advarselstapen, har det været formandens opfattelse, at tapen har været gift for omsætningen af ejendommens lejligheder og vil være det 2 - 3 år endnu. Ingen har imødegået denne opfattelse, hvorfor situationen er uholdbar. Det er således formandens opfattelse, at det vil være rettidig omhu, at bestyrelsen sørger for, at denne tingenes tilstand bringes til ophør. I forbindelse med tapens opsættelse anmodede formanden, uden at blive imødegået, ABR om at overveje nogle mulige nødvendige tiltag, der ville tillade os at fjerne igen, så vi kunne undgå yderligere stagnation i handlen af vores lejligheder. Det omhandlede tilbud er resultatet af disse overvejelser. Rent teknisk er der blot tale om montering af 4 jerndragere, anbragt med passende mellemrum og fastgjort på ydersiden af altangangene. De vil gå fra underkanten af altangangen på 1. sal og op til overkanten af gelænderet på 5.-salsterrassen mod Holbækgården, jf. tegningerne i den vedhæftede fil. Herved afstives gelænderne sammen med de beslag, der nu fastgør dem til trappetårnenes mure, tilstrækkeligt til, at tapen kan fjernes. Ingeniør Anette Strøyer, ABR, har afgivet udtalelse om, at jerndragernes vægt ikke vil overbelaste den svækkedes bæreevne i altangangenes beton, jf. den til orientering som fil vedhæftede mail. Referat: Under debatten om forslaget fremgik det, at der blandt bestyrelsesmedlemmerne var uenighed om nødvendigheden af at etablere denne midlertidige foranstaltning til forstærkning af ejendommens gelændere med henblik på at nedtage advarselstapen. Formanden måtte desuden erkende, at han ikke direkte har modtaget information om, at tapen er "gift" for omsætningen af ejendommens lejligheder. Endelig har et af bestyrelsesmedlemmerne indhentet et yderligere tilbud på arbejdet, men tilbuddet forelå endnu ikke til mødedagen. Bestyrelsen besluttede i stedet at forelægge forslaget til ejernes afgørelse på vores kommende ordinære generalforsamling. Det besluttedes yderligere at invitere én af ingeniørerne fra ABR med til generalforsamlingen, så vedkommende over for ejerne kan beslyse sagens forskellige aspekter samt besvare spørgsmål fra forsamlingen. Punkt 4 Beslutningsforslag om at finde en egentlig webmaster til Foreningens hjemmeside, det være sig én fra Foreningen/ejerkredsen eller ved ansættelse af en ekstern person. Info: Foreningens hjemmeside har været nede i en periode i starten af sommeren. Det lykkedes ét af bestyrelsesmedlemmerne samt en ejer, der tidligere har assisteret bestyrelsen med etablering af hjemmesiden, at få den til at køre igen. Fint nok! Under nedbruddet gennemgik formanden Hjemmesidens oplysninger og fandt, at den har uacceptable mangler i forhold til andre boligforeningers hjemmesider. F.eks. var indlæsning af årsrapporter, budgetter samt generalforsamlingsreferater ikke ájourført. Kun materialet fra oktober 2011 kunne findes på vores hjemmeside, og det kan ikke være rigtigt, at så vitale oplysninger angående driften af vores Foreningen ikke kan slås op af potentielle købere af lejligheder i vores ejendom. Generalforsamligsreferaterne fra oktober 2008 til og med oktober 2012 er nu indlæst, mens de øvrige regnskabsoplysninger stadigvæk mangler. Det er nødvendigt, at vi finder en person, der kan holde styr på disse sager, da vi ellers ikke kan måle os med andre boligforeningers standarder. Referat: Under debatten om forsaget stod hurtigt klart, at hele bestyrelsen er enig om nødvendigheden af at opgradere styringen af de informationer, der bør udlægges på vores hjemmeside, når vi nu har sådan en. Hvordan det rent praktisk kan/skal gøres og af hvem, herunder hvem vi mest hensigtsmæssigt bør henvende os til, kunne ikke afgøres under mødet. Umiddelbart sad deltagerne ganske enkelt ikke inde med den fornødne viden. Bestyrelsen arbejder imidlertid videre med denne sag, og ejerne vil løbende blive holdt orienteret om, hvad der sker. Alle, der kan assistere og hjælpe med ved dette projekt, er meget velkomne til at kontakte bestyrelsen. Da vi allerede har en hjemmeside, er dette en bestyrelsessag, der ikke kræver generalforsamlingsgodkendelse, men emnet kan naturligvis debatteres under "eventuelt" på vores kommende ordinære generalforsamling. Punkt 5 Foreningens kommende ordinære generalforsamling afholdes tirsdag den 29. oktober d.å. i Østerbrohuset kl. 19:00 - 22:00. Den kommende bestyrelses sammensætning skal drøftes, herunder eventuelle emner til nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Den kommende bestyrelses forretningsgang og arbejdsfordeling skal drøftes. Info Den siddende bestyrelses arbejdsfordeling, kommunikationsfacon og -diciplin, samarbejdsforståelse, herunder forståelsen af væsentligt og uvæsenligt, samt mødefrekvens har i det sidste år været helt uholdbar, specielt set i lyset af de tunge sager, der har skullet tages stilling til og, som formentligt burde havde været kommunikeret bedre ud til ejerkredsen via referater af bestyrelsesmøderne. Som konsekvens heraf kommer den siddende bestyrelse ikke til at fortsætte uændret, og disse forhold skal debatteres. Referat: Under mødet blev det klart, at 1 af de nuværende bestyrelsesmedlemmer fratræder på den kommende ordinære generalforsamling, mens 1 andet bestyrelsesmedlem endnu ikke har truffet endelig beslutning om sin fremtidige stilling, men den pågældende vil i givet fald gerne opstille som suppleant. Den ene af de nuværende suppleanter overvejer at opstille som bestyrelsesmedlem, mens den anden har indvilget i at opstille. Begge vil i givet fald genopstille som suppleanter. Alt i alt betyder det, at den hidtidige bestyrelseskreds, dvs. bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, p.t. er én person nede. De tilstedeværende mødedeltagere var alle enige om, at bestyrelsessamarbejdet i det forløbne år ikke havde fungeret tilfredsstillende, hovedsageligt som følge af flere af bestyrelsesmedlemmernes helt uforenelige tilgang til udførelsen af besyrelseshvervet. Bestyrelsens medlemmer er valgt af generalforsamlingen og skal derfor alene svare for deres udøvelse af hvervet over for generalforsamlingen. Intet enkeltstående bestyrelsesmedlem er derfor chef eller leder for nogen af bestyrelseskollegerne. Det er derfor nødvendigt at samarbejde med hinanden ud fra den interesse, man har for sagen, den tid, man kan tilbyde at bruge på sagen, og den viden, man kan trække på til gavn for sagen. Det har, specielt i det sidst forløbne år, ikke været muligt at bygge bro over den divergens flere af bestyrelsesmedlemmerne har haft til deres tilgang til bestyrelseshvervet, og det er selvfølgeligt uholdbart i længden. De tilstedeværende på mødet var enige om, at dette skal ændres efter generalforsamlingens sammensætning af en ny bestyrelse. Hvordan det skal ske, må den nye bestyrelse imidlertid selv tage mere specifikt stilling til, afhængig af de nye medlemmers interesse, disponible tid samt den viden,de kan anvende til gavn for Foreningen. Punkt 6 Eventuelt. Info: Drøftelse af Dorthe Vestergaards udkast til 2 opslag angående sortering af affald og oprydning på altangange og i kælder m.m. Opdatering omkring brandsagen. Eventuelt andet. Referat: De tilstedeværende mødedeltagere enedes om, at Dorthe Vestergaards udkast til opslag om affaldshåndtering kunne godkendes. Det vil blive opsat på opslagstavlerne, men også duplikeret og omdelt til ejerne. Det andet udkast bør gøres mere specifikt, før det kan opslås/omdeles. Genopbygningen af den udbrændte lejlighed er til alle praktiske formål afsluttet. Der har dog endnu ikke været afholdt afleveringsforretning. Bestyrelsen tog i marts/april måned beslutning om, at den defekte vaskemaskine skulle udskiftes, næste gang den satte ud. Og det gjorde den for nylig. Den ny maskine er i refererende stund ved at blive indstalleret. Den beløber sig, incl. moms og installation, til ca. kr. 52.000. Der har over en længere periode været problemer med ejendommens dørtelefonanlæg. Bestyrelsen har ikke fuldt overblik over hvor mange lejligheder, der er berørt, men er igang med at undersge sagens omfang, inden der tages bestutninger til afhjælpning af problemstillingen. Det være til stor hjælp, hvis ejerne henvender sig til viceværten eller bestyrelsen om sagen. Bestyrelsen/formanden er sammen med administrators regnskabsschef og Foreningens revisor igang med at færdiggøre et udkast til Foreningens årsrengskab for 2012/13 samt med at opstille forslag til budgettet for 2013/14. Materialet vil blive færdiggjort snarest muligt. Indtil videre er der ikke udsigt til væsentlige divergenser i forhold til tidligere år. Dato for mødeindkaldelsen: Den 21. august 2013 Dato for referatet: Den 29. august 2013 Carsten Fogt 180813 Indkaldelse til bestyrelsesmøde |
